Байгууллагын цахим шилжилт хийх алхмуудын суурь томоохон шилжилт бол үйл ажиллагааны нэгдсэн тоон мэдээлэл дээр ажиллууллах ERP систем нэвтрүүлэлт юм.
Компанийн үйл ажиллагаанд чухал хамааралтай нөөцүүдийг бүртгэх, уялдуулах мөн дотоод болон гадаад олон салбар нэгжүүдийн үйл ажиллагааг нэгтгэх чухал ач холбогдолтой энэхүү системийг анхнаасаа маш сайн судалж, үйл ажиллагааны онцлогтоо тохируулан зөв нэвтрүүлэхгүй бол санхүү болон цаг хугацааны маш их алдагдалд ордох эрсдэлтэй байдаг учир байгууллагын үйл ажиллагаандаа ERP систем нэвтрүүлэхдээ анхаарах 6 зүйлийг хуваалцаж байна.
1. Компанийн дотоод үйл ажиллагааг үнэлэх, бизнесийн шаардлагаа гаргах
Ихэнх бизнесийн байгууллагуудын хувьд бусдын үгээр аль эсвэл бодит хэрэгцээгээ ойлгохгүйгээр шинэ содон шийдлийг байгууллагадаа нэвтрүүлэх гэж оролддог. Харин оновчтой системийг нэвтрүүлэхийн тулд юун түрүүн компанид ERP систем нэвтрүүлэх бодит шаардлага байгаа эсэх, байгаа бол тэрхүү хэрэгцээ нь хаанаас эхлэхийг бизнесийнхээ процессын хувьд том зургаар нь гаргаж ирэн түүнд тохирсон ERP нэвтрүүлэх шаардлагаа гаргах хэрэгтэй. Одоо байгаа процессын bottleneck буюу гол үйл ажиллагааг удаашруулж буй хэсэг мөн pain point буюу хамгийн чухал шийдэх асуудал зэргийг эрэмбэлснээр байгууллагадаа нэвтрүүлэх ERP системийн нарийн шаардлагыг гаргах боломжтой болно.
2. Техникийн нөөц
Байгууллагууд их бага хэмжээгээр бизнесийн дотоод үйл ажиллагааны салбар нэгжүүдэд хэсэгчилсэн болон нэгдсэн мэдээллийн технологийн шийдлүүдийг нэвтрүүлсэн байдаг. Үүнд санхүү бүртгэлийн систем, бараа бүртгэл агуулахын систем, хүний нөөцийн систем, CRM систем гэх мэт системүүд хамаардаг. Харин байгууллагадаа нэгдсэн ERP систем нэвтрүүлэх гэж байгаа тохиолдолд шууд бүх системээ бүрэн солихоос илүүтэйгээр одоо байгаа системүүдтэй шинээр нэвтрүүлэх систем уялдах эсэхийг үнэлэх хэрэгтэй. Энэ нь санхүү болоод нэвтрүүлэлтийн цаг хугацааг хэмнэх давуу тал болно.
3. Бодит нэвтрүүлэлтийн төлөвлөгөө болон хугацаа гаргах
ERP систем нэвтрүүлэх ажлын 61% нь хугацаанаасаа хэтэрч, 74,1% нь анхны төсөвлөсөн зардлаасаа хэтэрдэг гэсэн судалгаа байдаг. Учир нь бизнесийн байгууллагууд өмнө дурдсан шаардлагууд болох бодит хэрэгцээ, техникийн нөөцөө дутуу үнэлснээс үүдэлтэйгээр нэвтрүүлэлтийн явцад өөрчлөлт хэт их хийгдэх, хуучин систем уялдах боломжгүй болох гэх мэт зүйл тулгардаг учир аль болох бодитоор нөхцөл байдлыг үнэлэж төлөвлөгөө гаргах хэрэгтэй. Мөн нөгөө талаар сайтар судалгаа хийлгүйгээр маш хурдан хугацаанд ERP систем нэвтрүүлэх гэж оролдох нь буруу систем сонгох аль эсвэл туршлагагүй байгууллагатай хамтран ажиллах зэргээр цаг хугацаа хэмнэхээс илүү том асуудлуудыг дагуулдаг.
4. Зардал
Нэвтрүүлэлт болон хөгжүүлэлтийн зардал бол маш чухал хүчин зүйл. Бүхий л байгууллага хамгийн бага зардлаар хамгийн өндөр үр ашиг буюу бүхий л хэрэгцээ шаардлагаа хангасан шийдэл нэвтрүүлэхийг хүсдэг. Гэхдээ хамгийн чухал бодох зүйл бол нэвтрүүлэлтийн зардал, нэвтрүүлэлтийн дараах тогтмол зардал, нэмэлт хөгжүүлэлтийн зардлын талаарх мэдээллийг нарийвчлан ERP систем хөгжүүлэгч байгууллагаас гаргуулах хэрэгтэй. Учир нь ERP нь нэг удаа нэвтрүүлээд өнгөрөх бус цаашид үргэлж нэмэлт хөгжүүлэлт, сайжруулалт хийгдэж байж үр ашгаа бүрэн өгдөг систем юм.
5. Хүртээмжтэй байдал
ERP системийн гол зорилго бол байгууллага нэгдсэн мэдээллийн сан дээр суурилж үйл ажиллагааг оновчилж, илүү үр ашигтай бизнес болгох байдаг. Гэхдээ нөгөөтэйгүүр байгууллагын ажилтан, албан хаагч бүгд мэдээлэлд хүртээмжтэй хандсанаар дижитал шилжилтийн гол зорилго болох хаанаас ч, хэзээ ч хандаж үйл ажиллагаа зогсолтгүй явагдах зорилго хангагддаг. Тиймээс нэвтрүүлэх гэж буй ERP системийнхээ хүртээмжтэй байдал буюу үүлэн технологид суурилсан байх уу? эсвэл бодит серверт суурилсан хаалттай систем байх уу? гэдгийг бодож үзэх хэрэгтэй. Бид ухаалаг гар утасны эрин үед амьдарч байгаа учир бүхий л мэдээллээ гар утаснаасаа харж, удирдаж чаддаг болох нь бас нэг давуу тал байх болно.
6. Бодит үнэлгээ гаргах
Маш олон төрлийн ERP системүүд, түүнийг нэвтрүүлэх байгууллагууд байгаа бөгөөд борлуулалтын ажилтны уран сайхан ярианаас илүүтэйгээр бодит өөрсдийн хэрэгцээ шаардлагад тулгуурласан үнэлгээний систем гаргах хэрэгтэй. ERP системийг нэвтрүүлэх байгууллагуудыг сонгохдоо дараах хүчин зүйлсийг анхаарах хэрэгтэй. Үүнд:
- Санал болгож буй системд салбарын нарийн функцууд байгаа эсэх
- Системийн цаашид өсөж, хөгжих боломж
- Бусад системүүдтэй уялдаа холбоотой ажиллах боломж
- Өөрчлөлт, шинэчлэлтийг хийх уян хатан боломж
- Ашиглахад хялбар байдал
- Шинэ, орчин үеийн технологийн трендүүдийг дэмждэг эсэх
- Тайлан, статистикийг өргөн хүрээгээр харуулах боломж
Дээрх хүчин зүйлсийн талаар дараагийн нийтлэлээрээ илүү дэлгэрэнгүй тайлбарлах болно. Бидний нийтлэл та бүхний ажилд тус болно хэмээн найдаж байна. Дараа дараагийн нийтлэлээрээ шинэ, сонирхолтой мэдээ, мэдээллийг та бүхэндээ хүргэж байх болно.
