Маш олон жижиг таскууд болон ажиллагаа шаардахаас гадна тасралтгүй үйл ажиллагаа явуулахад цаг хугацаа, хөдөлмөр багагүй зарцуулна. Гэхдээ нэг цаг үеэ бодвол хөдөлмөр, цаг хөнгөвчлөх олон технологийн шийдэл бий болж байгаа нь сайшаалтай. Түүний нэг нь Enterprise Resource Planning буюу ERP технологийн шийдэл юм. Энэ нь байгууллагын удирдлага, нягтлан бодох бүртгэл, санхүү, хүний нөөц, агуулах, борлуулалт, түгээлт, нөөц төлөвлөлтийн иж бүрэн мэдээллийн систем суурилуулж, үйл ажиллагааг загварчлах боломжийг бий болгодгоороо давуу талтай. Худалдаа үйлчилгээний салбарт ERP нэвтрүүлснээр бий болох давуу талыг илүү тодорхой тайлбарлавал:
Байгууллагын мэдээллийн аюулгүй байдлыг хянах
Аливаа байгууллагын дотоод мэдээлэл гэдэг бол тухайн байгууллагын бүх зүйл гэж хэлж болно. Иймээс маш нууц байх ёстой. Гэхдээ нууц байх ёстой ч шаардлагатай албан тушаал бүхий хүмүүс хандан ажиллах шаардлага мэдээж тулгардаг. ERP систем нь байгууллагын ажилтан бүр өөрийн хандах шаардлагатай мэдээлэлд хялбар хандан ажиллах, эргээд хэн, хэзээ, хэрхэн хандсан талаар мэдээллийг харах, хянах боломжтой байдгаараа давуу талтай.
Холбоо хамаарал бүхий үйл ажиллагаатай болох
Ялангуяа худалдаа, үйлчилгээний салбар нь маш олон оролцогч талуудтай байдаг. Ханган нийлүүлэгч, агуулахын нөөц, хүргэлт, борлуулалт, санхүү гээд бүхий л үйл ажиллагааг нүд салгалгүй ажиглах, хянах зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Хэрэв эдгээр үйл ажиллагаанд доголдол үүсэх юм бол нөгөөдөө шууд нөлөөлөх эрсдэлтэй. Иймээс ERP систем нэвтрүүлснээр эдгээр холбоо хамаарал бүхий үйл ажиллагааг автоматжуулах, өөрсдийн үйл ажиллагааны онцлогт тохируулж загварчлах боломжтойгоороо давуу талтай.
Үйл ажиллагааны доголдол, алдагдлыг илрүүлэх боломж
Байгууллагын үйл ажиллагааг удаашруулж, сөргөөр нөлөөлж буй хүчин зүйлүүдийг аль болох эрт илрүүлж, засварлаж чадсанаар ирээдүйд учирч болох алдагдал мөн олон эрсдэлийг бууруулах боломжтой. Иймээс үйл ажиллагаанд нөлөөлөгч хүчин зүйлсээ тодорхойлж, зохион байгуулалтыг сайжруулах, хэт гар ажиллагаа шаардсан нарийн төвөгтэй процессуудыг хялбарчлах, хаана нь өндөр өртөг бүхий зардал байгааг тодорхойлж өөрчлөх боломж олгодог.
Нийт үйл ажиллагаагаа хянах, оновчтой зохион байгуулах
Байгууллагын үйл ажиллагаа, цар хүрээ нэмэгдэхийн хирээр нийт үйл ажиллагааг хянах, оновчтой зохион байгуулах нь улам төвөгтэй болж ирдэг. Харин байгууллагын бүхий л үйл ажиллагааг нэг дороос удирдан, зохион байгуулах боломж бүхий ERP систем нь нийт үйл ажиллагааг хэвийн, жигд, тасралтгүй удирдан явуулахад тусална.
